なぜハンギングフォルダーか
バインダーに収納できないような書類ってありますよね
A4の大きさでない、賞味期限がある、雑誌や新聞の切り抜き、レシート、色々な会社から送られてくる封書や葉書･･･
そんな書類の整理はハンギングフォルダーを使っています
海外のドラマで、ハンギングフォルダーに入った書類をどさっと机に放り投げる･･･というシーンに憧れ、自分でも使ってみたいなあと思っていました
商品選び
ハンギングフォルダーを収納できる引き出しもありますが、会社ならともかく家庭では置く場所に限られるため、独立型のフレームに収容します
写真にあるESSELTE（エセルテ）ハンギングフォルダーとそれを収納するLEITZ（ライツ）フレームは８年前に購入したモノです
さすがに今では同じモノを購入することはできませんが、今では他のメーカのモノを買うことができます
写真で見るとおり、ハンギングフォルダーは紙製なので、経年劣化します
最近、国産のコクヨのハンギングフォルダーを購入して、ボロボロになったものを交換しました
さすが国産、品質は海外メーカーより質感が良いです
使い方
分類
使うにあたって、悩むのが分類です
「仕事」、「財力」、「家族」、「学習」というように、収納する書類のカテゴリで分ける方法が考えられますが、この方法のデメリットは
- どのカテゴリに入れるか悩む書類のときに対応できない
- 複数のカテゴリに属する書類のときに対応できない
- １つのハンギングフォルダーに沢山の書類を入れることができない
となります
そこで、シンプルに書類の名前の頭文字を５０音順に並べる方法にしました
インデックスには「あ行」、「か行」というインデックスをつけて、「あ」の書類が増えてきたら、「あ」のインデックスをもつハンギングフォルダーを作って分割しています
棚卸し
使い始めると、徐々に書類が増えて、１つのフレームに収まらなくなってきます
そのため、数ヶ月に１回、すべてのハンギングフォルダーをひとつずつ開いて、入っている書類の棚卸しをします
不要となった書類を捨てたり、分類の見直しを行います
「とりあえず取っておこう」という書類も中にはありますが、棚卸しの段階で、「これは×に使える」と宝物を発掘したような経験もあります
使ってみて･･･
８年前に使い始めたときは、書類が増えたら、フレームを買い足そうと思っていましたが、定期的な棚卸しをしていると、買い足そうという機会にはまだありません
人間の処理できる書類には限界があるのかな、なんて思っています
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